8種信函寫作要點大總結

　　1.信的基本類型

　　英文書信主要分為兩大類：私人信函和公務信函。私人信函是指與朋友、家人之間的往來書信，其內容比較自由，隻需要包括以下幾個部分即可：日期、稱呼、正文、落款。公務信函類型多樣，應用範圍非常廣泛，屬正式文體，包括求職信、辭職信、拒聘信、詢問信、複詢信、留學和獎學金申請信、投訴信、答複賠償信等。此類信件的共同特點是：1.內容明確，不可漫無目標；2.措辭誠懇，坦然，不能感情誇張；3.語言清晰、簡潔、有禮。從形式上看應該側重考查公務信函，因為隻有此類信函才需用到書麵語的正式語體。

　　2.各類信函的內容要點

　　以下主要針對公務信函，介紹幾種常見信函的基本特點。對於其他不同功能的信件，考生可以根據本書的介紹做到舉一反三。在備考階段，考生應熟悉各類信函的書寫模式及常用話語並加強練習。

　　（1）求職信（Letters of Applying for a Job）

　　通常包含三個部分：a)引言部分寫明寫信原因、具體謀求的職位、獲得申請信息的來源（如：報紙廣告、熟人介紹）等。b)發展部分敘述自己能夠勝任該職位所具備的條件，包括教育背景、工作經曆、社會實踐等。這部分內容要具體，不要空洞遊說或者列舉，用事實說服會更有力。C)結尾部分再次表達對職位的渴望，爭取麵試機會。如請求及時回信、希望當麵洽談、提供進一步接觸的聯係方式或指出附件中有相關的證明文件等。

　　求職信的語言應嚴謹、規範、得體。其常用套語有：

　　引言：I am writing to apply for the post of... advertised in...

　　In answer to your advertisement in... for the post of... , I would like to apply for...

　　I have learned from... (sb) of your opening/vacancy for... (job), and am therefore writing to apply for the post.

　　發展：I am now a senior student in (Department) of (University), and I expect to graduate in (date) with a degree in (discipline).

　　I receive my (degree) in  (subject) from (name of university) in (date).

　　Since graduation, I have been working with (name of company/organization) as (job title)

　　I was awarded the prize of (title) in (month/year) for (eg. good performance in  etc.)

　　I am confident that my academic training has prepared me to handle the job.

　　結尾：Enclosed are testimonials from my university teacher and my present employer.

　　If these meet your requirements, please grant me an interview.

　　（2）辭職信（Letters of Resignation）

　　正式的辭職信應具備以下要素： a)受理者恰當的稱呼； b)辭職決定及其理由（如：未受公司重用或尊重，健康、家庭或個人原因，另覓一份更適合自己的工作等）； c)緩和氣氛的語句，如對原單位所給予工作機會以及提供的工作經曆表示感謝，對因自己辭職而給對方帶來的不便表示歉意，表達對原單位的良好祝願等等。

　　需要注意的是：避免負麵評論。不論什麼原因，不要對你的公司政策、老板、管理人員、同事做任何負麵評價。

　　常用套語如下：

　　稱呼：Dear Mr. Smith

　　（5）投訴信

　　投投訴信是因為對服務、商品等不滿而向諸如商店、廠家、消費者協會等相關負責機構寫的信件。寫此類信件時候，應注意寫信的目的不僅僅是表示不滿，更重要的是讓對方了解並解決你所遇到的問題。因此投訴信的內容可包括：

　　1)反映問題。比如應具體說明什麼質量問題，並提供確切的發票，問題的內容要明確而具體。

　　2)說明由此問題所帶來的不便、比如時間或精神上的損失等，內容要實事求是。

　　3)提出解決方案，賠償方法和方式等，所提出的要求要合理。

　　4)結尾既要提出希望，比如要求對方盡快解決問題，同時又要為對方做出的努力表示感謝，這樣對方才可能以積極的態度處理並解決你的問題。

　　投訴信的語氣要堅決，但注意禮貌用詞，不宜過分尖銳，敘述問題時用過去時態。其常用套語有：

　　引言：I am returning... which I bought from your store in... (time).

　　I must complain about...

　　發展：This has put us to great inconvenience.

　　Therefore, I am returning... and would greatly appreciate if you could replace it.

　　結尾：We hope that you will understand our expectation of the compensation for our damaged goods.

　　I would be grateful if this matter would have your immediate attention.

　　Having been given your excellent reputation, I am sure you will do everything possible to...